Tip 1: Geen telefooncirkel en adressenlijst meer nodig
Rechten van de betrokkenen
Sinds mei 2018 mogen scholen geen leerlingenlijsten meer meegeven aan ouders. Wil je dat ouders contact met elkaar kunnen opnemen als de kinderen willen spelen? Wil je als school een eenvoudig alternatief voor de telefooncirkel? Dat kan met Parro van ParnasSys. Je kunt als school instellen dat ouders contact met elkaar kunnen opnemen. Deze makkelijke app communiceert op naam. Zo hoef je nooit een e-mailadres of telefoonnummer zichtbaar te maken.
Tip 2: Nooit meer administratief privacy-voorkeuren vragen aan ouders
Toestemming van de gebruiker
Als het goed is hebben scholen inmiddels een lijst met privacy-voorkeuren opgesteld. Als je Parro gebruikt verschijnen deze automatisch voor de ouders in de app. Ouders geven via de Parro-app zelf hun privacy-voorkeuren door. De voorkeuren zie jij automatisch in de app én in ParnasSys doordat beide systemen aan elkaar gekoppeld zijn. Als je vervolgens elk nieuw schooljaar ouders hun toestemming laat bevestigen, voldoet jouw school aan de AVG.
Tip: Zorg dat de privacy-voorkeuren in ParnasSys concreet en helder geformuleerd zijn zodat ouders weten wat er bedoeld wordt.
Tip 3: Onbezorgd foto’s en filmpjes delen
Doel en doelbinding
Je wilt ouders leuke foto’s en filmpjes sturen om betrokkenheid te creëren, maar ook voorkomen dat kinderen ongewenst op de foto gezet worden. De AVG schrijft voor dat ouders toestemming moeten geven voor het verspreiden van beeldmateriaal van hun kinderen via diverse kanalen. Ik merk nogal eens dat leerkrachten het delen van foto’s daarom spannend vinden, en dat is natuurlijk jammer voor de ouders die graag meegenomen willen worden in het leven van hun kinderen op school.
Als ouders, zoals in Tip 2 geadviseerd, in Parro zelf hun privacy-voorkeuren aangeven, zien Leerkrachten dit automatisch in Parro. Belangrijk om te weten is dat foto’s en filmpjes die via Parro verspreid worden ook alleen terecht komen bij de ouders/verzorgers die toegang hebben tot Parro en dat alles zich binnen een beveiligde omgeving afspeelt.
Tip 4: Berichten, documenten en foto’s altijd binnen een beveiligde verbinding versturen naar de juiste personen
Digitale beveiliging
Versleutelen van documenten en wachtwoorden apart versturen via email zijn verleden tijd. Parro voldoet aan alle beveiligingscriteria, waardoor ouders en leerkrachten veilig kunnen communiceren.
Tip 5: Automatische verwijdering van leerlingen uit Parro volgens de wetgeving
Recht op vergetelheid
Volgens de AVG moet je persoonsgegevens 2 jaar na uitschrijving van de school verwijderen uit het leerlingvolgsysteem (ParnasSys). Na 5 jaar moeten zelfs alle leerlinggegevens verwijderd zijn. Aan het einde van het schooljaar doet Parro dit automatisch. Dus geen zorgen dat je de gegevens te lang bewaart dus!
Bron: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
