Ouderbijdragen innen op je eigen manier

Gepubliceerd op: 12 maart 2020

Veel scholen worstelen met het ophalen van de (vrijwillige) ouderbijdragen. Je stelt allerlei facturen op, probeert betalingen bij te houden en rekening te houden met gevoeligheden in jouw school. Dat kost veel tijd en energie. Wat als je op je eigen manier kon blijven werken, maar dan veel makkelijker?

Schoolkassa ontwikkelde nieuwe keuzemogelijkheden, om beter aan te sluiten bij de werkwijze van jouw school of ouderraad. Ontdek in deze blog welke (nieuwe) keuzes je kunt maken bij het versturen van een betaalverzoek!

Bepaal zelf hoe je gelden ophaalt bij ouders

Wanneer je een nieuw betaalverzoek aanmaakt, kun je onder de button ‘Betalingsinstellingen’ bepalen hoe je het geld bij ouders wilt ophalen. Je krijgt de volgende keuzes:

Kies het type betaalopdracht

Met Schoolkassa kun je kiezen uit verschillende type betaalopdrachten. Zo kun je bijvoorbeeld een kortingsstaffel verwerken, voor ouders met meerdere kinderen op school. Of je laat ouders zelf de hoogte van een bijdrage bepalen. Natuurlijk blijft het ook mogelijk om een vast bedrag per kind te vragen. De keuze is aan jou.

Kies zelf het aantal termijnen

Ouders kunnen behoefte hebben aan het spreiden van kosten. Wij willen dat op een prettige en makkelijke manier ondersteunen. Daarom kun je met Schoolkassa nu zelf het aantal termijnen bepalen. Kies voor een maandelijkse betaling, een betaling in twee termijnen of schakel de mogelijkheid tot gespreid betalen juist uit. Dit laatste kan gewenst zijn bij kleine bedragen. Houd er rekening mee dat een gespreide betaling extra administratiekosten met zich meebrengt. Jij bepaalt bij wie deze kosten in rekening worden gebracht; de ouder of de school.

Donaties in- en uitschakelen

Donaties kunnen ontzettend waardevol zijn voor jouw school. Hiermee kun je soms net iets extra’s doen voor de leerlingen. Maar je wil wel zelf kunnen bepalen of het toepasselijk is om donaties te vragen. Daarom kun je nu zelf per betaalopdracht instellen of donaties gewenst zijn.

Houd controle over betalingsdeadlines

De opties onder de button ‘Tijdlijn’ helpen je controle te houden over betalingsdeadlines. Zo bepaal je hier zelf de start- en einddatum en maak je een eigen herinneringsschema. Je kunt hiermee bijvoorbeeld:

Een betaalverzoek aanmaken en later verzenden

Wanneer je een betaalverzoek aanmaakt wil je de vrijheid hebben om te bepalen wanneer het betaalverzoek verstuurd wordt. Dat is wel zo flexibel en efficiënt. Je kunt bijvoorbeeld meerdere opdrachten aanmaken en later versturen. Ook kun je ouders tijdig informeren dat er een betaalverzoek aankomt.

Zelf deadlines instellen

Soms is het essentieel dat geld op tijd binnenkomt. Denk aan bijdragen voor schoolkamp of Sinterklaas. Dan heb je niets aan een maandelijkse betaling tot het einde van het schooljaar. Daarom kun je nu zelf deadlines instellen. Hiermee bepaal jij op welke datum de laatste termijn geïnd wordt. Zo zorg je dat geld binnen is wanneer je het nodig hebt.

Een herinneringsschema maken

Met een herinneringsschema verstuurt Schoolkassa automatisch betaalherinneringen aan iedereen die nog niet gereageerd heeft. Zo hoef jij hier niet meer achteraan. Je kunt maximaal acht herinneringen instellen, bepaalt zelf de frequentie en stelt per herinnering in met welke communicatiemiddel je het verstuurt.

Communiceer eenvoudig met ouders

Je wil een betaalverzoek op een effectieve manier versturen. Met de juiste toon, de juiste vraag en met de zekerheid dat het goed over komt bij de ontvanger. De sleutel daartoe is goede communicatie.

Daarom kun je per betaalverzoek zelf een bericht toevoegen. Vervolgens zie je een preview van het bericht via Parro, e-mail en SMS en kun je het na controle versturen.

Zo maakt Schoolkassa het innen van ouderbijdragen een fluitje van een cent!

Lees meer over Schoolkassa