Administratie DHH (Digitaal handelingsprotocol begaafdheid)

Door
Leestijd 7 minuten

Wanneer je werkt met DHH zijn er een aantal administratieve handelingen noodzakelijk gedurende het schooljaar en bij de afsluiting of start van het schooljaar om effectief te kunnen werken met het protocol. Gebruikers van DHH van ParnasSys hoeven een aantal van deze handelingen niet uit te voeren, dit wordt per onderdeel aangegeven. 

Gedurende het schooljaar:

  • Aanmaken leerlingdossiers
  • Afsluiten modules signalering en diagnostiek
  • Archiveren van niet actieve leerlingdossiers
  • Invullen didactische aanpak in de module leerlingbegeleiding

Aanmaken leerlingdossiers

Wanneer je vanuit de quickscan het advies krijgt om door te gaan naar de module signalering of diagnostiek of wanneer je besluit rechtstreeks door te gaan naar de signalering of diagnostiek (zie hiervoor artikel ‘Optimaal begeleiden van begaafde leerlingen’), dan ga je een leerlingdossier aanmaken. Hiervoor vul je een formulier in met de gegevens van de leerling en het onderdeel ‘Algemeen’.

Bij DHH van ParnasSys krijgt de gebruiker bij het aanmaken van een leerlingdossier een overzicht te zien van de leerlingen van de groep(en) waar de gebruiker toegang toe heeft en kun je de leerling aanvinken waar je een dossier voor wilt aanmaken. De gegevens van de leerling worden dan ingelezen vanuit ParnasSys en wijzigingen in de leerling gegevens worden automatisch overgenomen uit ParnasSys. De vragen van het onderdeel ‘Algemeen’ moeten nog wel worden ingevuld.

Afsluiten modules signalering en diagnostiek

Wanneer de modules signalering en diagnostiek volledig zijn afgerond (resultaten zijn bekeken, toelichting van de school is ingevuld, eindverslag bij module diagnostiek is geschreven en de resultaten zijn besproken met ouders), dan kan de module worden afgerond. Dit kun je doen door te klikken op de roze balk met de resultaten en vervolgens klikken op het tabblad ‘Afronding module’ (is rood wanneer de module nog niet is afgerond).

Wanneer de module signalering is afgerond, zorgt dit ervoor dat je verder kunt gaan naar de module diagnostiek.

De afronding van de module diagnostiek is noodzakelijk voor een aantal belangrijke functies in DHH:

  • Doorgeven van gegevens uit de diagnostiek aan het traject vervroegde doorstroming. De resultaten uit de diagnostiek worden weergegeven bij de vragen over de desbetreffende onderdelen uit de diagnostiek.
  • Doorgeven van gegevens uit de diagnostiek aan de leertrajectkaart en de begeleidingstrajectkaart. De conclusies uit het eindverslag diagnostiek worden doorgegeven en je kunt de grafieken met de resultaten bekijken. Bij de begeleidingstrajectkaart wordt ook de sterkte-zwakte analyse weergegeven bij de verschillende clusters van de pedagogische aandachtspunten.
  • Weergave bij de statistieken. Pas wanneer de modules zijn afgerond wordt de uitkomst van de modules weergegeven bij de statistieken.

Wanneer je begint met het invullen van gegevens bij de module signalering of diagnostiek, dan verschijnt er een zandlopersymbool achter het dossier. Wanneer de module is afgerond verdwijnt dit symbool en verschijnt er een groen vinkje.

Tip:
Je kunt de volgende stappen doorlopen wanneer er een zandlopersymbool staat achter een dossier:

  • Kijk of er bij de module een roze balk te zien is met de resultaten. Dit betekent dat de gegevens compleet zijn en dat de module kan worden afgerond (overleg bij een recent dossier altijd even met de leerkracht of de module inderdaad kan worden afgerond).
  • Is er geen roze balk te zien, kijk dan of het een recent dossier betreft (vraag de leerkracht om de gegevens af te ronden) of een oud dossier (plaats dossier in het archief of verwijder het dossier).

Archiveren van niet actieve leerlingdossiers

  • Met niet actieve leerlingdossiers bedoelen we dossiers van leerlingen die naar een andere school gaan (je kunt deze dossiers migreren naar de nieuwe school) of uitstromen naar het VO. Verder zijn dossiers waarvan de leerlingen niet verder gaan in DHH (na de signalering of diagnostiek) niet langer actief. Dossiers die niet meer actief zijn, kunnen in het archief worden geplaatst, deze dossiers tellen dan niet langer mee met het totaal aantal leerlingdossiers binnen de school. Het aantal actieve dossiers wordt vermeld bij ‘Profiel School’ bij totaal aantal leerlingdossiers, dit geeft aan hoeveel begaafde leerlingen er op dat moment in beeld zijn op jouw school. Alleen de gebruiker met de rol begeleider kan dossiers archiveren.

Invullen didactische aanpak in de module leerlingbegeleiding

Bij de module leerlingbegeleiding is een vak ‘Didactische aanpak’ opgenomen.

Hier worden twee vragen gesteld:

  • Heb je voor deze leerling het adviestraject vervroegde doorstroming doorlopen?
  • Welke didactische aanpassingen maak je voor deze leerling (keuzemenu)?

Door deze vragen te beantwoorden kan ook de gekozen didactische aanpak worden opgenomen in de statistieken. Wanneer de aanpak wijzigt, vul dan de gewijzigde aanpak in, de statistieken worden dan automatisch aangepast. Let op: alle overige gegevens die vermeld worden bij de statistieken, kunnen automatisch uit het protocol gehaald worden

Einde schooljaar of begin nieuwe schooljaar:

  • Archiveren quickscans van afgelopen schooljaar
  • Inplannen data invullen quickscan op toetskalender voor groep 1, 3 en 5
  • Leerlingdossiers overzetten naar het nieuwe leerjaar en koppelen aan de nieuwe leerkracht(en).
  • Bijwerken gebruikersbeheer

Archiveren quickscans van afgelopen schooljaar

Aan het eind van het schooljaar kunnen de quickscans die het afgelopen schooljaar zijn ingevuld, worden gearchiveerd. Deze quickscans hebben verder geen functie meer. Wanneer leerkrachten in volgende groepen de quickscan opnieuw invullen, is het de bedoeling dat ze dat zonder voorinformatie doen. Het archiveren van quickscans gebeurt automatisch ieder schooljaar op 1 augustus.

Inplannen data invullen quickscan op toetskalender voor groep 1, 3 en 5

De richtlijn van DHH is dat de quickscan wordt ingevuld voor groep 1, 3 en 5. De data waarop de quickscan moet worden ingevuld kunnen aan het begin van het schooljaar worden opgenomen op de toetskalender. In groep 1 2x per schooljaar voor de groep leerlingen die instroomt tot 4-6 weken voor de datum van invullen en voor groep 3 en 5 1x per schooljaar, bij voorkeur in de tweede helft van het schooljaar na de M-toetsen. Bij DHH van ParnasSys verschijnt wanneer de gebruiker bij het tabblad ‘Quickscans’ klikt op groep toevoegen, een scherm met de groep(en) waar de gebruiker toegang toe heeft en dan kun je de groep selecteren waarvoor je een quickscan wilt aanmaken. Deze groep wordt dan automatisch toegevoegd met de leerlingen die deel uitmaken van deze groep.

Leerlingdossiers overzetten naar het nieuwe leerjaar

Aan het eind van het schooljaar krijgen intern begeleiders een melding op het dashboard van DHH dat ze de leerlingdossiers kunnen overzetten naar de volgende groep en kunnen koppelen aan de nieuwe leerkracht(en). Op het tabblad ‘Uitleg DHH’ op het dashboard bij ‘Leerlingdossiers’ kun je vinden hoe je dit kunt doen.

Het overzetten van dossiers is van belang omdat:

  • In de tabel doortoetsen verschijnen de juiste toetsen (belangrijk als je op een later tijdstip wilt gaan doortoetsen)
  • De statistieken geven de juiste resultaten weer per leerjaar.

Wanneer er een zandlopersymbool staat achter het dossier, dan krijg je de melding dat het dossier niet overgeplaatst kan worden naar de volgende groep. Dan moet eerst de module worden afgerond (zie hierboven).

Leerlingdossiers koppelen aan de nieuwe leerkracht(en)

Nadat de melding (zie hierboven) is verschenen kunnen de dossiers gekoppeld worden aan de nieuwe leerkracht(en).Het koppelen aan de nieuwe leerkracht(en) is van belang omdat leerkrachten dan de juiste leerlingdossiers kunnen inzien en bewerken. Bij DHH van ParnasSys kunnen leerkrachten de groep(en) selecteren waar ze toegang toe hebben, dan verschijnt automatisch een overzicht van de leerlingdossiers van die groep.

Bijwerken gebruikersbeheer

Aan het eind van het schooljaar kunnen gebruikers verwijderd worden die het volgende schooljaar niet langer op de school werken. Wanneer er nieuwe teamleden zijn, dan kunnen deze als gebruiker toegevoegd worden. Uiteraard kan het ook zijn dat er gedurende het schooljaar wijzigingen optreden in de samenstelling van het team. Bijwerken van wijzigingen in gebruikersbeheer gebeurt automatisch in DHH van ParnasSys, mits de gebruikers gekoppeld zijn aan ParnasSys.

Let op: leerkrachten hebben alleen toegang tot hun eigen groep(en) en een gebruiker met de rol begeleider heeft toegang tot alle groepen.

 

Wil je meer informatie over het werken met DHH?
Kijk dan naar het cursusaanbod DHH op het Kennisplein of klik hier voor meer informatie.