Administratie DHH (Digitaal handelingsprotocol begaafdheid) zonder ParnasSys-koppeling

Wanneer je werkt met DHH zijn er een aantal administratieve handelingen noodzakelijk gedurende het schooljaar en bij de afsluiting of start van het schooljaar om effectief te kunnen werken met het protocol.

 Gedurende het schooljaar

• Aanmaken quickscan groepen
• Aanmaken leerlingdossiers
• Afsluiten modules signalering en diagnostiek
• Archiveren van niet actieve leerlingdossiers
• Invullen didactische aanpak in de module leerlingbegeleiding

Aanmaken quickscan groepen

Ga naar het tabblad Quickscans in de menubalk en klik op groep toevoegen. Als de groep is aangemaakt kun je de namen van de leerlingen toevoegen. Het is ook mogelijk om groepen aan te maken via de knop ‘Bestand importeren’, je kunt dan een EDEXML of UWLR bestand importeren uit je administratieve systeem.

Aanmaken leerlingdossiers

Wanneer je vanuit de quickscan het advies krijgt om door te gaan naar de module signalering of diagnostiek of wanneer je besluit rechtstreeks door te gaan naar de signalering of diagnostiek (zie hiervoor artikel ‘Optimaal begeleiden van begaafde leerlingen’), dan ga je een leerlingdossier aanmaken (via de knop ‘Dossier aanmaken op het groepsoverzicht of via het tabblad Leerlingdossiers in de menubalk op het dashboard). Hiervoor vul je een formulier in met de gegevens van de leerling en het onderdeel ‘Algemeen’.

Afsluiten modules signalering en diagnostiek

Wanneer de modules signalering en diagnostiek volledig zijn afgerond (resultaten zijn bekeken, toelichting van de school is ingevuld, eindverslag bij module diagnostiek is geschreven en de resultaten zijn besproken met ouders), dan kan de module worden afgerond. Dit kun je doen door te klikken op de roze balk met de resultaten en vervolgens klikken op het tabblad ‘Afronding module’ (is rood wanneer de module nog niet is afgerond).

Wanneer de module signalering is afgerond, zorgt dit ervoor dat je verder kunt gaan naar de module diagnostiek.

De afronding van de module diagnostiek is noodzakelijk voor een aantal belangrijke functies in DHH:

• Doorgeven van gegevens uit de diagnostiek aan het traject vervroegde doorstroming. De resultaten uit de diagnostiek worden weergegeven bij de vragen over de desbetreffende onderdelen uit de diagnostiek.
• Doorgeven van gegevens uit de diagnostiek aan de leertrajectkaart en de begeleidingstrajectkaart. De conclusies uit het eindverslag diagnostiek worden doorgegeven en je kunt de grafieken met de resultaten bekijken. Bij de begeleidingstrajectkaart wordt ook de sterkte-zwakte analyse weergegeven bij de verschillende clusters van de pedagogische aandachtspunten.
• Weergave van de uitkomst van de signalering en diagnostiek bij de statistieken. Pas wanneer de modules zijn afgerond worden deze gegevens weergegeven bij de statistieken.

Wanneer je begint met het invullen van gegevens bij de module signalering of diagnostiek, dan verschijnt er een zandlopersymbool achter het dossier. Wanneer de module is afgerond verdwijnt dit symbool en verschijnt er een groen vinkje. Wanneer er een zandlopersymbool achter de module staat is het niet mogelijk om het dossier over te zetten naar een volgend leerjaar (zie hieronder).

Tip:

Je kunt de volgende stappen doorlopen wanneer er een zandlopersymbool staat achter een dossier:

• Kijk of er bij de module een roze balk te zien is met de resultaten. Dit betekent dat de gegevens compleet zijn en dat de module kan worden afgerond (overleg bij een recent dossier altijd even met de leerkracht of de module inderdaad kan worden afgerond).
• Is er geen roze balk te zien, kijk dan of het een recent dossier betreft (vraag de leerkracht om de gegevens af te ronden) of een oud dossier (plaats dossier in het archief of verwijder het dossier).

Archiveren van niet actieve leerlingdossiers (door begeleider)

Met niet actieve leerlingdossiers bedoelen we:

• Dossiers van leerlingen die naar een andere school gaan (notabene: u kunt deze dossiers migreren naar de nieuwe school).
• Dossiers van leerlingen die uitstromen naar het VO.
• Dossiers van leerlingen die niet verder gaan in DHH (na de signalering of diagnostiek).

Dossiers die niet langer actief zijn, kunnen in het archief worden geplaatst, deze dossiers tellen dan niet langer mee met het totaal aantal leerlingdossiers binnen de school. Alleen de gebruiker met de rol begeleider kan dossiers archiveren.

Tip:

Maak in het archief mappen aan, bijvoorbeeld ‘Dossiers schooljaar 2025-2026’. Dat maakt het makkelijker om dossiers te verwijderen na de wettelijke bewaartermijn.

Invullen vragenlijstje didactische aanpak in de module leerlingbegeleiding ten behoeve van statistieken

Bij de module leerlingbegeleiding is een vak ‘Didactische aanpak’ opgenomen.
Hier worden twee vragen gesteld:

• Heb je voor deze leerling het adviestraject vervroegde doorstroming doorlopen (ja/nee)?
• Welke didactische aanpassingen maak je voor deze leerling (keuzemenu)?

Door deze vragen te beantwoorden kan ook de gekozen didactische aanpak worden opgenomen in de statistieken. Wanneer de aanpak wijzigt, dan kun je wijziging hier invullen en dan worden de statistieken automatisch aangepast. Notabene: alle overige gegevens die vermeld worden bij de statistieken, kunnen automatisch uit het protocol gehaald worden.

Einde schooljaar of begin nieuwe schooljaar

• Archiveren quickscans van afgelopen schooljaar.
• Inplannen data invullen quickscan op toetskalender voor groep 1, 3 en 5.
• Leerlingdossiers overzetten naar het nieuwe leerjaar en koppelen aan de nieuwe leerkracht(en).
• Bijwerken gebruikersbeheer.

Archiveren quickscans van afgelopen schooljaar

Ingevulde quickscans hebben na het schooljaar waarin ze zijn ingevuld geen verdere functie meer. Wanneer leerkrachten in volgende groepen de quickscan opnieuw invullen, is het de bedoeling dat ze dat zonder voorinformatie doen. Het archiveren van quickscans gebeurt in DHH automatisch aan het einde van ieder schooljaar op 1 augustus. Ze zijn eventueel terug te vinden bij het tabblad Beheer in de zwarte balk, onderdeel ‘Quickscan archief’.

Inplannen data invullen quickscan op toetskalender voor groep 1, 3 en 5

De richtlijn van DHH is dat de quickscan wordt ingevuld voor groep 1, 3 en 5. De data waarop de quickscan moet worden ingevuld kunnen aan het begin van het schooljaar worden opgenomen op de toetskalender. In groep 1 2x per schooljaar voor de groep leerlingen die instroomt tot 4-6 weken voor de datum van invullen en voor groep 3 en 5 1x per schooljaar, bij voorkeur in de tweede helft van het schooljaar na de M-toetsen.

Leerlingdossiers overzetten naar het nieuwe leerjaar

Aan het eind van het schooljaar krijgen begeleiders een melding op het dashboard van DHH dat ze de leerlingdossiers kunnen overzetten naar de volgende groep en kunnen koppelen aan de nieuwe leerkracht(en). Kijk voor meer informatie bij het tabblad ‘Uitleg DHH’ op het dashboard bij ‘Leerlingdossiers’ hoe je dit kunt doen.

Het overzetten van dossiers naar de nieuwe groep is van belang omdat:

• In de tabel doortoetsen verschijnen de juiste toetsen (belangrijk als je op een later tijdstip wilt gaan doortoetsen).
• De statistieken geven de juiste resultaten weer per leerjaar.

Wanneer er een zandlopersymbool staat achter het dossier, dan krijg je de melding dat het dossier niet overgeplaatst kan worden naar de volgende groep. Dan moet eerst de module worden afgerond (zie hierboven).

Tip:

Begin met het overzetten van de leerlingen van groep 8 naar het archief. Maak voor de leerlingen die uitstromen naar het VO een map aan met als titel het schooljaar waarin de leerlingen uitstromen. Dan kun je heel makkelijk de hele map in een keer verwijderen als de bewaartermijn voor de dossiers verstreken is. Ga vervolgens verder met het overzetten van de leerlingen van groep 7 naar groep 8 en zo verder.

Leerlingdossiers koppelen aan de nieuwe leerkracht(en)

Het koppelen aan de nieuwe leerkracht(en) is van belang omdat leerkrachten dan de juiste leerlingdossiers kunnen inzien en bewerken.

Notabene: leerkrachten hebben alleen toegang tot hun eigen groep(en) en een gebruiker met de rol begeleider heeft toegang tot alle groepen.

Bijwerken gebruikersbeheer

Aan het eind van het schooljaar kunnen gebruikers verwijderd worden die het volgende schooljaar niet langer op de school werken. Wanneer er nieuwe teamleden zijn, dan kunnen deze als gebruiker toegevoegd worden. Uiteraard kan het ook zijn dat er gedurende het schooljaar wijzigingen optreden in de samenstelling van het team.

Tip:

Voor de klikinstructie bij de verschillende administratieve handelingen, kijk voor meer informatie op het tabblad ‘Uitleg DHH’ op het dasboard van DHH.

Wil je meer informatie over het werken met DHH? Kijk dan naar het cursusaanbod DHH op het Kennisplein of klik hier voor meer informatie.