Bij Topicus hechten we groot belang aan de bescherming van je privacy en de veiligheid van persoonsgegevens. Hieronder staat hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens binnen Parro, welke we verzamelen en waarvoor we ze gebruiken.

 

---

 

Dit is het privacy statement van de Parro applicatie. Parro wordt geleverd aan schoolbesturen door Topicus.Education B.V., gevestigd aan de Singel 25, 7411 HW te Deventer en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66290864.

Topicus.Education B.V. houdt zich bij de verwerking van persoonsgegevens aan de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Hieronder lees je meer over welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij dit doen, waarom en wat de rechten van de betrokkenen zijn.

Verwerking persoonsgegevens binnen Parro

Leerkrachten kunnen met behulp van Parro foto’s en berichten delen met ouders. Scholen hebben ouders vooraf toestemming gevraagd om foto’s van hun kinderen in Parro te kunnen delen. In Parro kunnen de privacy-voorkeuren te allen tijde zelf worden aangepast.

De school bepaalt wie er toegang heeft tot de in Parro geplaatste foto’s en berichten. Om toegang te kunnen verlenen, is de naam en het e-mailadres van een ouder vereist. Als een ouder dat wil, dan kan hij/zij een profielfoto uploaden. Ook kan een ouder via Parro communiceren met leerkrachten.

De persoonsgegevens die via Parro worden gedeeld, worden opgeslagen binnen de beveiligde omgeving van Topicus. Deze verwerking vindt plaats op basis van een overeenkomst tussen een schoolbestuur en Topicus. Topicus is aan te merken als verwerker. Dit betekent dat Topicus niet zelf bepaalt welke persoonsgegevens er worden verwerkt en waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt.

Ouders zijn zelf verantwoordelijk voor het delen van foto’s en berichten buiten de besloten groep. Wij raden ouders aan hier zorgvuldig mee om te gaan.

De binnen Parro opgeslagen persoonsgegevens worden door Topicus gebruikt om de communicatie tussen scholen en ouders mogelijk te maken en de gebruikers te informeren over Parro en eventuele vragen te beantwoorden.

Meer informatie over de persoonsgegevens die binnen Parro worden verwerkt en de doeleinden waarvoor dat gebeurt, zijn vastgelegd in het privacy convenant voor het onderwijs. Daarnaast heeft Topicus een verwerkersovereenkomst gesloten met de school, waarin precies staat omschreven op welke wijze Topicus met de persoonsgegevens in Parro om dient te gaan.

Verwerking persoonsgegevens binnen Parro Jaarboek

Wanneer een ouder gebruik maakt van de mogelijkheid om in Parro een Jaarboek te ontwerpen, dan blijven de door de school gedeelde foto’s en teksten binnen de beveiligde omgeving van Topicus. Voor deze persoonsgegevens gelden de regels uit het privacy convenant en de verwerkersovereenkomst met de school.

Op het moment dat een ouder besluit zijn of haar eigen foto’s en teksten toe te voegen aan het Jaarboek, dan komen er nieuwe persoonsgegevens in de beveiligde Topicus omgeving. De ouder is zelf verantwoordelijk voor die gegevens. De school heeft geen toegang en ook geen zeggenschap met betrekking tot de door een ouder zelf toegevoegde gegevens.

Bij het bestellen van een Jaarboek sluit de ouder een overeenkomst met Topicus. Om deze overeenkomst te kunnen uitvoeren, heeft Topicus een naam, e-mailadres en woonadres nodig. Topicus is verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van deze persoonsgegevens.

Topicus zal de aangeleverde persoonsgegevens alleen gebruiken om een Jaarboek te kunnen samenstellen, deze te kunnen laten afdrukken en leveren.

Derden

Bij bestelling van een Jaarboek worden de foto’s en teksten in het Jaarboek en de NAW-gegevens doorgestuurd naar Print.com. Voor de bezorging van het Jaarboek worden de NAW-gegevens door Print.com doorgestuurd aan de bezorgdienst. Print.com verwerkt persoonsgegevens conform haar privacy statement.

Persoonsgegevens worden hiernaast alleen gedeeld met(subverwerkers, welke expliciet zijn opgenomen in de verwerkersovereenkomst. Topicus heeft hiervoor een subverwerkersovereenkomst gesloten.

De medewerkers van Topicus hebben een geheimhoudingsverplichting.

Bewaartermijn

Voor de binnen Parro door een school geüploade berichten gelden de bewaartermijnen, opgenomen in de verwerkersovereenkomst.

Topicus zal de door een ouder zelf voor een Jaarboek geüploade foto’s en teksten bewaren, zolang het Jaarboek ontwerp beschikbaar is voor de ouder op het platform.

Op grond van haar fiscale verplichtingen moet Topicus de contact- en betalingsgegevens van een ouder na een bestelling van een Jaarboek gedurende 7 jaar bewaren. Na afloop van die 7 jaar worden deze gegevens vernietigd.

Beveiliging

De beveiliging van de persoonsgegevens binnen Parro voldoet aan de in de toepasselijke wet- en regelgeving gestelde eisen. Zo is Parro alleen toegankelijk met een geldige gebruikersnaam en wachtwoord, die door een school of leerkracht wordt aangemaakt. Ouders hebben alleen toegang tot de berichten van hun eigen kinderen. De groepen zijn dus besloten.

Het verkeer van en naar Parro verloopt via een beveiligde verbinding. De fysieke servers waarop de gegevens worden opgeslagen worden 24 uur per dag bewaakt. De servers zijn slechts toegankelijk voor een beperkt aantal personen en uitsluitend op basis van een tweeweg-authenticatie.

Meer informatie over de beveiligingseisen waaraan Topicus voldoet, vind je terug in de verwerkersovereenkomst.

Voor de beveiliging die wordt toegepast door Print.com verwijzen wij naar het privacy statement van Print.com.

Cookies

Voor meer informatie over de cookies die wij plaatsen op onze website, verwijzen wij je naar ons cookiebeleid.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen (of ouders van betrokkenen) hebben recht op inzage en correctie van persoonsgegevens. In bepaalde gevallen bestaat ook het recht om Topicus te verzoeken bepaalde persoonsgegevens te laten verwijderen of de verwerking ervan te beperken. Tot slot kan een ouder bezwaar maken tegen de hierboven bedoelde verwerkingen, voor zover dit op zijn of haar specifieke situatie ziet.

Eventuele bezwaren of verzoeken kunnen worden ingediend bij Topicus via onderstaande contactgegevens. Wij zullen het bezwaar en/of verzoek beoordelen conform de eisen die daaraan zijn gesteld in de AVG.

Topicus.Education B.V.
Singel 25
7411 HW Deventer
E-mail: privacy@topicus.nl

Vragen, klachten en wijziging van dit statement

Indien je nog vragen mocht hebben over dit Privacy Statement, dan kun je contact met ons opnemen. Je kunt ons bereiken via de bovengenoemde contactgegevens.

Je hebt het recht een klacht in te dienen in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens (of die van jouw kind) door Topicus. Deze klacht kun je indienen bij Topicus zelf of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit Privacy Statement kan door ons gewijzigd worden. Op onze website vind je altijd de meest recente versie. Dit statement is voor het laatst gewijzigd op 28-1-2020.