Verwerkersovereenkomst 4.0
Als school verwerk je veel informatie in ParnasSys. Dit gaat om persoonlijke, gevoelige informatie over de leerlingen en medewerkers. Het is dan belangrijk dat je als school weet wat er met deze data gebeurt. De Algemene Verordening Gegevenesbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 actief is, ziet erop toe dat deze persoonsgegevens goed worden beschermd.
Deze Europese wet heeft ook impact op jouw school. Zo wordt er van elke organisatie verwacht dat zij een overeenkomst sluiten met elke organisatie die de gegevens waarvoor jij verantwoordelijk bent 'verwerkt'. In deze zogeheten 'Verwerkersovereenkomst', die een opvolger is van de Bewerkersovereenkomst zoals onder de WBP gold, leg je afspraken vast over de voorwaarden van de verwerking.
Onder andere de onderwijsraden (waaronder PO-raad) en ICT leveranciers hebben een nieuw Privacyconvenant opgesteld met daarbij een model Verwerkersovereenkomst die door onderwijsinstellingen gebruikt kan worden om deze afspraken vast te leggen. Wanneer je het onderstaande formulier invult en opstuurt, kun je de door ons vooringevulde Verwerkersovereenkomst downloaden, zodat je deze kunt ondertekenen en retourneren. Tot die tijd blijft de Bewerkersovereenkomst 2.0 gewoon geldig.
Let op: De verwerkersovereenkomst dient ondertekend te worden door een tekenbevoegd persoon van het bevoegd gezag, dus op bestuursniveau.
Naast de Verwerkersovereenkomst verplicht de AVG elke publieke organisatie een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Dit is iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG (bron: Autoriteit Persoonsgegevens). Om de Verwerkersovereenkomst te downloaden vragen wij je om hieronder aan te geven wie voor jullie bestuur de FG is. Zo weten wij met wie wij moeten communiceren over privacy-gerelateerde zaken.
FAQ
-
Rondom ParnasSys bieden wij verschillende oplossingen. Elke school heeft daarbij zijn eigen set aan producten. Om de leesbaarheid van de privacybijsluiter te vergroten hebben we besloten een actuele versie op onze website te publiceren. Bovendien biedt dit de mogelijkheid om wijzigingen snel door te voeren en gebruikers hiervan geautomatiseerd op de hoogte te stellen.
-
Dat wordt inderdaad mogelijk. Op dit moment is die dienst helaas nog niet beschikbaar om als schoolbestuur te gebruiken. Daarom hebben we ervoor gekozen de verwerkersovereenkomst eerst via onze eigen kanalen te verspreiden. Zodra de DV beschikbaar is, zal de verwerkersovereenkomst ook daar te ondertekenen zijn.
-
Als je de Verwerkersovereenkomst 4.0 van ParnasSys hebt ondertekend voordat Dienst Verwerkersovereenkomsten live is, dan kun je er inderdaad voor kiezen om die alsnog ook via DV te ondertekenen. Juridisch gezien is dat niet nodig, de werkwijze die ParnasSys nu hanteert blijft gewoon rechtsgeldig, maar het kan handig zijn om de verwerkersovereenkomsten van verschillende leveranciers op één centrale plek inzichtelijk te hebben.
-
Het model voor de Verwerkersovereenkomst die bij Privacyconvenant 4.0 hoort is behoorlijk veranderd ten opzichte van versie 3.0. Deze wijzigingen zijn het gevolg van opgedane kennis en ervaring over het toepassen van verwerkersovereenkomsten in het onderwijs. Ook jurisprudentie over de AVG is toegepast. ParnasSys heeft deze nieuwe versie van de verwerkersovereenkomst als basis genomen.
-
Hieronder kun je de contactgegevens van de contactpersoon IBP invullen. Je wordt daarna direct doorgestuurd naar de Verwerkersovereenkomst om die in te vullen. Per e-mail krijg je ook een bevestiging dat je bent aangemeld als Contactpersoon IBP. In die e-mail zit ook een verwijzing naar de locatie waar je de Verwerkersovereenkomst kunt invullen en ondertekenen. Die e-mail kun je doorsturen naar een tekenbevoegde medewerker.
-
Nee, als je de Verwerkersovereenkomst hebt ingevuld en ondertekend via Pandadoc, ontvangen wij daar automatisch een bevestiging van. Je hoeft deze dus niet meer aan ons toe te sturen.