Handboek AO/IC incl. leerlingenadministratie
Een schoolbestuur moet een analyse maken van de belangrijkste risico's, aangeven welke maatregelen er zijn genomen om deze te beheersen en zich hierover verantwoorden in het jaarverslag. Een van de belangrijkste beheersmaatregelen is een goede AO/IC. AO/IC staat voor Administratieve organisatie en interne controle. Een Handboek AO/IC omvat meestal de 10 belangrijkste procesbeschrijvingen waaronder die van de leerlingenadministratie.
Algemene informatie
| Doelgroep | Administratief medewerker, Bestuurder, Kwaliteitszorgmedewerker |
|---|---|
| Niveau | Beginner, Gevorderd |
| Kosten | Offerte op aanvraag (maatwerk) |
| Duur | In nader overleg wordt een planning gemaakt |
| Soort training | Maatwerk |
| ParnasSys-module: | ParnasSys, Privacybasis, Ultimview |
| Thema's: | Administratie, Kennisplein, Kwaliteitszorg en Schoolontwikkeling, Privacy en veiligheid |
Inhoud
In de continuïteitsparagraaf van het jaarverslag moet een schoolbestuur “een beschrijving van de maatregelen die zijn getroffen ter beheersing van de voornaamste risico’s en onzekerheden” opnemen. Een van de belangrijkste beheersmaatregelen die een schoolbestuur kan nemen, is het goed inrichten en beschrijven van werkprocessen. We noemen dat de Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC).
Een Handboek AO/IC levert uw organisatie een aantal voordelen op. Een Handboek AO/IC schept duidelijkheid:
- over het doel van het werkproces
- wie wat wanneer moet doen en hoe
- waar in het proces de controlemomenten zitten
- welke documenten, formulieren en systemen gebruikt moeten worden en
- waar de risico’s zitten en welke beheersmaatregelen zijn genomen
Door het beschrijven en inrichten van werkprocessen wordt u zich ervan bewust of uw administratieve organisatie en interne controle goed zijn ingericht of op onderdelen verbetering behoeven of efficiënter kunnen verlopen.
Een Handboek AO/IC is niet in één middag gemaakt. Ook is een Handboek AO/IC per definitie maatwerk. Schoolorganisaties verschillen van elkaar, ook qua administratieve organisatie. Het maakt uit of de organisatie haar administratie heeft uitbesteed of niet; of de organisatie bottum-up of top-down is georganiseerd; of de organisatie controle vooraf wenst of juist achteraf en of de organisatie één administratieve medewerker heeft die alles moet doen of een stafbureau met meerdere medewerkers.
PEP Onderwijsadvies heeft veel ervaring met het maken van een Handboek AO/IC. Een onderwijsorganisatie in het PO/VO heeft gemiddeld 30 tot 40 processen. Wij adviseren om te starten met de 10 belangrijkste processen. Hierbij moet u bijvoorbeeld denken aan leerlingenadministratie, meerjarenbegroting, bestuursformatieplan, inkoopprocedure en aanname & ontslag van personeel.
